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Management

Gut definierte Arbeitsprozesse

Ein erster Schritt zum Unternehmenserfolg

Bild oben: Bildschirmarbeit als Arbeitsprozess: Information visuell aufnehmen, verarbeiten und eingeben - idealerweise an einem ergonomischen Arbeitsplatz (Quelle Grafik: BakkerElkhuizen)
Unterneh­menser­folge basieren nicht auf dem Kön­nen eines Einzel­nen. Er­folg basiert auf ein­er Folge gut or­gan­isiert­er Ar­beit­sprozesse, die Un­terneh­men klar definieren, zusam­men­führen und von Zeit zu Zeit über­prüfen soll­ten.
Ziel eines je­den Un­terneh­mens, un­ab­hängig davon, in welch­er Branche es tätig ist, ist ein nach­haltiger Er­folg. Neben der Pro­dukt- bzw. Di­en­stleis­tungsidee spielen die in­ter­nen Ar­beit­sprozesse und Prozess­ket­ten eine aussch­laggebende Rolle. Sie müssen ide­al aufei­nan­der abges­timmt wer­den, um ei­nen rei­bungs­losen Ablauf von der Res­source bis zum Kon­sum zu gewähr­leis­ten.

Def­i­ni­tion von Ar­beit­sprozessen

Bildschirmarbeit als Arbeitsprozess: Information visuell aufnehmen, verarbeiten und eingeben - idealerweise an einem ergonomischen Arbeitsplatz (Quelle Grafik: BakkerElkhuizen)
Bild­schir­mar­beit als Ar­beit­sprozess: In­for­ma­tion vi­suell aufneh­men, ve­rar­beit­en und eingeben - ideal­er­weise an einem er­gonomischen Ar­beit­s­platz (Quelle Gra­fik: Bakk­erElkhuizen)

Erst durch eine klare Def­i­ni­tion eines Ar­beit­sprozess­es kön­nen über­tra­gene Auf­gaben er­fol­greich er­füllt wer­den. Das be­deutet, dass die Steuerung von Prozessen starke Führungskom­pe­tenzen vo­raus­set­zt.
Je nach der vorgegebe­nen Führungs- oder Ar­beitsstruk­tur eines Un­terneh­mens und ab­hängig vom Pro­dukt soll­ten zuerst auf­gaben­be­zo­gene Ar­beitssys­teme en­twick­elt wer­den. Die sich darin ab­spie­len­den Vorgänge, die zur Er­reichung vorgegeben­er Ziele di­e­nen, bezeich­net man als Ar­beit­sprozesse. Ein Ar­beit­sprozess um­fasst präzise definierte, fest­gelegte Auf­gaben und ver­läuft ergeb­ni­sori­en­tiert. Damit diese op­ti­mal ver­laufen, soll­ten Zwischen- und En­dergeb­nisse regelmäßig kon­trol­liert wer­den.

Ar­beit­sprozesse beschreiben und struk­turi­eren

Stefan Reuter, Spezialist im Bereich Bildschirmarbeitsplätze
 bei BakkerElkhuizen, stefan.reuter@bakkerelkhuizen.com
Ste­fan Reuter, Spezial­ist im Bereich Bild­schir­mar­beit­s­plätze bei Bakk­erElkhuizen, ste­fan.reuter@bakk­erelkhuizen.com


Bei der Beschrei­bung von Ar­beit­sprozessen ge­ht es haupt­säch­lich um die Charak­teris­tik und Doku­men­ta­tion von Tätigkeit­en, die regelmäßig durchge­führt wer­den. Nur bei sich wieder­holen­den Auf­gaben kann eine Prozes­sop­ti­mierung stattfin­d­en. Nach der Doku­men­ta­tion gilt es, die gesichteten Ar­beitsschritte zu struk­turi­eren. Dabei sollte auf die Rei­hen­folge der einzel­nen Tei­l­ab­sch­nitte des Prozess­es geachtet wer­den.

Ar­beit­sprozesse im Büro


Tech­nische En­twick­lun­gen rev­o­lu­tionieren die Ar­beit im­mer wied­er aufs Neue. Der Com­put­er ist beispiel­sweise aus Pro­duk­tionsstät­ten und Büros nicht mehr wegzu­denken.
Die Ar­beit an einem Bild­schir­mar­beit­s­platz muss als ei­gen­ständi­ger Ar­beit­sprozess be­trachtet wer­den. Die Sch­nitt­stelle in die­sem Prozess ist die Hard­ware und der Men­sch, der den Com­put­er be­di­ent. Der An­wen­der nimmt vi­suell In­for­ma­tio­nen auf und gibt sie in den Com­put­er ein. Durch die Be­herrschung ent­sprechen­der Pro­gramme ver­wan­delt er die Ein­gaben in den gewün­scht­en Out­put. Je bess­er ein Bild­schir­mar­beit­s­platz mit ent­sprechen­der Hard­ware aus­ges­tat­tet ist und je bess­er der An­wen­der or­gan­isiert ist, des­to sch­neller und ef­fizien­ter wird der gewün­schte Out­put pro­duziert.
Da der Men­sch sich bei der Bild­schir­mar­beit sch­nell in­di­vi­du­elle Ge­wohn­heit­en aneignet, gilt es, diese zu beobacht­en und gegebe­nen­falls zu durch­brechen. Ein oft ge­nan­ntes Beispiel ist der Um­gang mit E-Mails. An­s­tatt zu fest­gelegten Zeit­en den E-Mail-Postein­gang zu bear­beit­en, ge­hen viele Mi­tar­beit­er noch un­struk­turi­ert vor. Das kostet vor allem Zeit, die an­ders nüt­zlich­er einge­set­zt wer­den kön­nte.
Ist eine Entschei­dung zu ein­er Prozessän­derung ge­fall­en, ist es wichtig, diese zu doku­men­tieren und an alle Team­mit­glied­er zu kom­mu­nizieren. Eine regelmäßige und au­to­ma­tisierte Erin­nerung kön­nte helfen, Neuerun­gen in den Ar­beit­sprozessen ein­fach­er zu im­ple­men­tieren.

Zusam­men­fas­sung


Ar­beit­sprozesse soll­ten ein­er regelmäßi­gen Kon­trolle un­ter­lie­gen. Der Out­put der Op­ti­mierung ist ef­fek­tiv­er, wenn er von einem Team oder ein­er Abteilung und nicht nur von Einzel­nen adap­tiert wird. Neben den Zielen Zeit­ers­par­nis und Ef­fek­tiv­ität schaf­fen die meis­ten Entschei­dun­gen Ar­beit­ser­leichterung und Deut­lichkeit für eine Gruppe von Ar­beit­neh­mern.

Ausgabe 05/2017